Normas de documentación

Qué tienen que anotar los paraprofesionales (paras), cómo escribirlo bien y cómo se ve un buen papeleo cuando las familias, los jefes o los abogados pueden leerlo

El papeleo que escribe — hojas de datos, notas de una sesión, registros de comunicación, informes de incidentes — es parte del expediente escolar del estudiante. Una familia puede pedir verlo. Se puede revisar en las reuniones del IEP (Programa de Educación Individualizado). Se puede presentar en una audiencia de debido proceso (due process). El papeleo que se escribe teniendo presente ese hecho protege al estudiante, al paraprofesional y a la escuela.

Para quién es este resumen

• Paraprofesionales (paras) que hacen cualquier registro escrito.

• Maestros supervisores que establecen las reglas de cómo se hace el papeleo.

Qué suelen anotar los paraprofesionales

Qué papeleo hace depende de su rol y de su distrito. La mayoría de los paraprofesionales escriben alguna mezcla de esto:

• Datos diarios: datos de ensayos, muestras de tiempo, conteos, cuánto dura algo — vinculados a las metas del IEP o a los planes de conducta.

• Notas de sesión: notas cortas sobre la sesión — en qué trabajó, cómo le fue al estudiante, cualquier cosa que valga la pena anotar.

• Registros de comunicación: notas sobre con quién habló y cuándo — el maestro supervisor, los especialistas o (cuando es parte de su rol) las familias.

• Registros de incidentes: relatos escritos de incidentes de conducta, conatos de incidente, lesiones o cualquier cosa que necesitó una respuesta más grande de lo normal.

• Registros médicos o de salud: si da medicamentos, ayuda con el cuidado personal o responde a un evento de salud, su distrito puede exigir que lo escriba.

La regla principal: observable y objetivo

Un buen papeleo dice lo que vio y oyó, no lo que decidió que significaba ni cómo le hizo sentir. Observable significa que un desconocido viendo un video podría estar de acuerdo en que pasó. Objetivo significa que no hay opinión mezclada. El papeleo es un registro para que otras personas lo lean, no un diario para usted.

• Observable: "El estudiante empujó los materiales de un compañero y los tiró de la mesa." No: "El estudiante estuvo agresivo."

• Observable: "El estudiante terminó 8 de 10 ensayos de matemáticas por su cuenta." No: "Al estudiante le fue muy bien hoy."

• Observable: "El estudiante dijo que no y caminó hacia el rincón. El paraprofesional usó una voz calmada y le ofreció una opción. El estudiante volvió a su asiento después de 3 minutos." No: "El estudiante hizo una rabieta pero se calmó."

Si la palabra nombra un sentimiento, un pensamiento o una razón ("frustrado", "lo hace a propósito", "quiere atención"), cámbiela por lo que el estudiante hizo.

Tiempo: cuándo anotarlo

Anótelo lo más cerca del momento que pueda. La memoria se desvanece rápido — sobre todo con los detalles de conducta. Si no puede anotarlo en ese instante:

• Apunte unas pocas palabras durante la sesión — incluso palabras sueltas en una nota adhesiva — que pueda completar después.

• Termine el papeleo el mismo día, no al final de la semana.

• Si pasó algo grande, no se vaya al final del día hasta que el informe requerido esté hecho.

Si la nota se anota tarde, dígalo en ella: "Esta nota se terminó a las 4:00 PM para una sesión de las 10:00 AM."

Qué no va en el papeleo

Algunas cosas no pertenecen a un registro oficial:

• Suposiciones sobre la causa o el motivo: "Hace esto para zafarse del trabajo." Escriba la conducta y lo que estaba pasando, no su suposición sobre el porqué.

• Opiniones sobre la familia, los compañeros de trabajo u otros estudiantes: El papeleo no es el lugar para eso.

• Diagnósticos o juicios médicos: "Parecía que estaba teniendo una convulsión." Escriba lo que vio: "Los ojos del estudiante se voltearon hacia arriba, su cuerpo se puso rígido por unos 30 segundos, luego no respondió por 2 minutos. Se llamó a la enfermera."

• Bromas o tono casual: El papeleo puede leerse años después por personas que no conocen al estudiante ni la situación. Escriba para un lector que no sabe nada.

Corregir errores

Para registros en papel: trace una sola línea sobre el error, escriba sus iniciales y la fecha al lado, y escriba lo que debería decir. No use corrector líquido. No borre.

Para registros digitales: siga los pasos de su distrito. La mayoría de los sistemas rastrean cada edición con una marca de tiempo. No elimine un registro — corríjalo con una nota que explique qué cambió.

Cuánto tiempo se guardan los registros

IDEA (la ley federal de educación especial) no fija un número de años. Dice casi lo contrario: cuando la escuela ya no necesita la información personal de un estudiante para prestar servicios, tiene que avisarles a los padres — y si los padres piden que se destruya, la escuela tiene que destruirla (34 CFR 300.624). Un registro básico pequeño — nombre, dirección, teléfono, calificaciones, asistencia, clases tomadas, grado y año terminado — se puede guardar para siempre. Una regla federal aparte sobre fondos federales hace que las escuelas guarden los registros ligados a ese dinero por tres años después del informe financiero final, y las reglas estatales muchas veces hacen que las escuelas los guarden más tiempo. La manera más segura de pensarlo: trate su papeleo como algo que podría durar para siempre. No escriba nada que no quisiera que se leyera en una audiencia dentro de cinco años.

En resumen. El papeleo del paraprofesional es un registro legal. Escríbalo con hechos, escríbalo el mismo día, y escríbalo sabiendo que cualquiera — incluidas las familias y los abogados — puede leerlo. Los registros observables, objetivos y a tiempo protegen a todos.